Hyppää pääsisältöön
Sivukartta
Elinvoimaisuus-teema

Seutukirjasto tuo säästöjä ja vaikuttavuutta

Julkaistu 2015
Rebekka Pilppula
Joensuun kulttuuri- ja kirjastopalvelujohtaja
Kirjastovirkailija ottaa vastaan kirjoja
Harri MäenpääKirjastovirkailija Suvi Katves Enon kirjastosta ottaa vastaan kirjoja. Vaara-kirjastoissa aineistoa voi palauttaa mihin tahansa kirjastoon riippumatta siitä, mistä se on lainattu.
Joensuun seudun kirjastojen toiminta tehostui muun muassa yhteisellä hankinta- ja kuljetuspolitiikalla, maksuttomalla varauskäytännöllä ja henkilökunnan työkierrolla ja koulutuksella.

Joensuun seutukirjaston eli Vaara-kirjastojen perustamista edelsi pitkällinen valmistelu, jonka aikana käytiin tiukkaa keskustelua mahdollisen tulevan seutukirjaston toiminnan arvoista, tavoitteista ja mahdollisista riskeistä. Vuonna 2004 silloiset Joensuun seudun kirjastojen johtajat näkivät visiokseen yhteisen, yhteisesti sovittuja arvoja noudattavan, itsenäisten kirjastojen yhteenliittymän vuoteen 2008 mennessä. Varsinaisen seutukirjastosopimuksen perusteluosaan määriteltiin kymmenen seikkaa, joissa nähtiin mahdolliseksi saavuttaa toiminnallisia ja taloudellisia etuja.

Keskeisin tavoite oli mahdollistaa asiakkaiden tasavertainen asema riippumatta siitä, minkä kunnan alueella asui. Perusajatuksemme oli, että asiakkaan ei tarvitse tietää, mistä kirjastosta ja millä periaatteilla hän haluamansa teoksen löytää ja saa käyttöönsä. Riittää kun tietää, mitä haluaa ja mistä haluaa varauksensa hakea. Tätä tavoitetta kohti pyrittiin niin yhteisillä käyttösäännöillä ja maksuilla kuin erilaisilla sisäisillä toimintaohjeilla. Nyt tänä päivänä sama keskustelu on siirtynyt maakunnan tasolle maakunnallisen kirjastojärjestelmäyhteistyön myötä, ja haasteena on saada useat kunnat tekemään samansuuntaiset päätökset maksuista ja käyttösäännöistä. Tähän mennessä tässä tavoitteessa ei ole täysin onnistuttu.

Yhteiset tavoitteet käytäntöön

Yhteinen hankintapolitiikka ja kaikkien toimipisteiden väliset säännölliset kuljetukset nähtiin mahdollisena keinona taloudellisemmin hankkia alueen asukkaille riittävä aineistokokoelma. Kymmenen vuoden kuluttua on nähtävissä, että yhteisellä kokoelmapolitiikalla ja kuljetuksilla aineistot on saatu tehokkaasti asiakkaiden saataville. Lisää tehoja järjestelmään saatiin vuonna 2012 poistamalla varausmaksut. Aineistomääräraha oli 7,39 €/asukas vuonna 2007 ja vuonna 2014 enää 5,78 €/asukas – vähennys on ollut viidenneksen luokkaa. Samassa ajassa lainaus on laskenut 23,19:sta 20,02:een (lainaa/asukas) eli 14 %. Näin ollen lainausmäärät eivät ole suoraan seuranneet aineistomäärärahojen huimaa laskua, vaan asiakkaita on pystytty palvelemaan kokoelmia tehokkaasti kierrättämällä. Seutukirjaston kokoelmapolitiikan mukaan erityisesti kalliita ja harvemmin kysyttyjä aineistoja on hankittu vain pääkirjastolle, mistä se on kuljetusten ja ilmaisten varausten kautta ollut kaikkien kysyjien saatavilla tasa-arvoisesti.

Kokoelmiin liittyi myös kolmas tavoite eli varastoinnin keskittäminen. Tämä tavoite on vaatinut kaikkein eniten aikaa ja riuskaa työtä. Seudun kirjastojen kokoelmat ovat olleet huomattavan isoja, ja samaan aikaan usean kunnan asukasluku on laskenut, joten välillä kirjastoissa on ollut ilmassa turhautumistakin. Vaikka niteitä on yritetty poistaa, niiden määrä asukasta kohden ei vain ole lähtenyt toivotun nopeasti laskemaan. Kokoelmatyötä on pyritty helpottamaan selkeillä varastointi- ja poistolinjauksilla. Pikku hiljaa seudun muut kirjastot ovat luopuneet varastokokoelmista ja tiloja on otettu asiakaskäyttöön, kuten kokous- ja satuhuoneiksi.

Asiakaspalvelua Kontiolahden kirjastoautossa
Harri MäenpääRauno Rinkinen palvelee asiakkaita Kontiolahden kirjastoautossa.

Kirjastoautotoiminnan kehittäminen oli erityisenä huomionkohteena ja seutukirjaston perustamista suunniteltaessa autotoiminnasta laadittiin erillinen selvitys. Tavoite oli pitää autotoiminta elinvoimaisena, mutta taloudellisesti tehokkaana. Vuosien saatossa alueen kirjastoautojen määrä on vähentynyt kuudesta kolmeen, mutta samalla kuljettajien määrä on vähentynyt vain kahdella. Joensuun seudulla autotoiminnalle on asettanut erityisen haasteen maaseutualueen asukasluvun väheneminen ja sitä myöten myös kouluverkon harveneminen. Yhdessäkään seutukirjaston kunnassa ei ole tarvinnut käydä keskustelua autotoiminnan lakkauttamisesta. Tehostamistoimet on tehty kirjastolähtöisesti, ja reitistö on saatu pidettyä riittävän kattavana.

Kirjastonjohtajat asettivat suuria toiveita erityisesti henkilöstöön liittyviin tavoitteisiin. Toiveena oli mahdollistaa henkilökunnalle ammatillinen erikoistuminen ja tarjota ammatillista tukea ja koulutusta pienempien toimipisteiden henkilökunnalle. Erikoistumismahdollisuuksia on tarjottu ja niihin on tartuttu ilahduttavan hyvin.

Työkierron suosiota ei osattu aavistaa. Nykyään lähes jokaista vapautuvaa tointa tarjotaan ensin omalle henkilökunnalle. Jos kiinnostunutta ei löydy omasta väestä, vasta sitten tehtävä laitetaan ulkoiseen hakuun. Henkilöstö on ollut yllättävän halukasta kehittämään omaa osaamistaan hakeutumalla toiseen toimipisteeseen tai toisiin tehtäviin. Kirjastoala tarjoaa hyvin vähän mahdollisuuksia uralla etenemiseen, ja työkierrolla on pystytty korvaamaan tätä puutetta. Koulutustarjonnan parantaminen ja henkilökunnan osallistumisen mahdollistaminen ei lopulta ollutkaan niin iso asia, vaan alusta alkaen koulutustarjonnan suhteen ryhdyttiin toimimaan maakunnan tasolla. Joitakin vuosia sitten avattiin seutukirjaston työryhmät maakunnallisiksi osana osaamisen kehittämisen toimenpiteitä ja yhteistyön laajentamiseksi.

Jälkikäteen ajateltuna vuosina 2005–2006 kirjastojärjestelmäasiat ohitettiin varsin lyhyesti mainiten vain, että kirjastojärjestelmät ovat monimutkaisia ja että pääkäyttäjyys vaatii suurta ammattitaitoa. Todettiin myös, että järjestelmiin liittyvät sopimukset on taloudellisinta tehdä mahdollisimman isoina kirjastoryhminä. Toteamukset sinänsä ovat oikeita, erityisesti mitä tulee järjestelmien monimutkaisuuteen. Näiden linjausten mukaan on toimittu. Järjestelmäasioiden uudelleenjärjestelyllä on saavutettu säästöjä tavalla, jota ei 2005 osattu edes ajatella.

Henkilökunnan näkökulma julki

Kirjastonhoitaja Hanna Pitkänen teki 2013 seutukirjaston henkilökunnalle kyselytutkimuksen, jonka tavoitteena oli arvioida vuonna 2007 perustetun seutukirjaston palveluja ja toimintaa henkilökunnan näkökulmasta ja kartoittaa henkilökunnan ajatuksia asiakkaiden saaman palvelun laadusta. Lisäksi haluttiin saada ehdotuksia toiminnan kehittämiseksi. Kokonaisuutena toimintaan oltiin tyytyväisiä: 90 % vastaajista oli osittain tai täysin samaa mieltä, että yhteistyö kirjastojen välillä sujuu hyvin.

Alkuperäisistä tavoitteista tärkeimpänä konkreettisena etuna pidettiin kyselyn mukaan laajempaa kokoelmaa ja aineistojen sujuvaa liikkuvuutta kirjastojen välillä. Maksuttomien varausten nähtiin lisäävän kokoelmien yhteiskäyttöä. Maksuttomista varauksista kysyttiin erityisesti, koska ne oli otettu käyttöön 2012 ja koska kyselynkin avulla haluttiin kartoittaa perusteita maksuttomuuden jatkamiselle. Kyselyn tulosten perusteella myös henkilökkunnan näkökulmasta seutukirjasto on onnistunut kokoelmaan asetetuissa tavoitteissa. Kyselyyn vastanneiden mielestä yhteisen kokoelman ansiosta poistojen tekeminen on helpompaa, joten yhteiset kokoelmapoliittiset linjaukset ovat todellakin auttaneet.

Toisena tärkeänä etuna kyselyyn vastanneet näkivät yhteisen henkilökunnan. Vertaistukea ja osaamista on enemmän aikaisempaan verrattuna. Isomman henkilökuntamäärän ansiosta on pystytty järjestämään enemmän koulutusta. Useimmat työntekijät pääsevät yleensä lähtemään haluamiinsa koulutuksiin, mutta koulutukseen pääsyä vaikeuttaa henkilökunnan vähäinen määrä, erityisesti seudun pienemmissä toimipisteissä. Suurin osa vastaajista koki, että on päässyt työssään erikoistumaan johonkin kirjastotoiminnan erityisalueeseen, mutta samalla kaivattiin osaamisen vielä laajempaa hyödyntämistä. Isompi yhteinen organisaatio on pystynyt tarjoamaan paremmat mahdollisuudet työkiertoon ja sijaisten lainaamiseen toimipisteiden välillä, mutta näitäkin mahdollisuuksia voisi kyselyn perusteella vielä kehittää.

Henkilökunnan mielestä seutukirjasto on kyennyt tarjoamaan asiakkaille laadukkaammat palvelut kuin itsenäiset kirjastot. Kuitenkaan eri puolella seutua asuvien asiakkaiden ei koettu olevan täysin tasavertaisessa asemassa. Henkilökunta on kokenut myös kirjaston saaneen enemmän painoarvoa isompana yksikkönä.

Pitkäsen kyselytutkimuksen mukaan seutukirjaston haittapuolet liittyivät tyypillisiin isojen organisaatioiden vaikeuksiin. Yhteisiä pelisääntöjä tarvitaan aiempaa enemmän, että toiminta olisi yhdenmukaista ja palvelu olisi mahdollisimman tasaveroista eri puolilla. Toisaalta yhdenmukaisuus koettiin joustamattomuudeksi ja sääntöjä saatettiin jättää noudattamatta. Henkilökunnalla oli myös tunne, että työkaverit eivät ole tulleet riittävän tutuiksi ja tieto ei kulje sujuvasti eri yksiköiden välillä.

Kirjaston henkilökunnan arvio toiminnan tuloksellisuudesta tukee kirjaston johdon näkemyksiä onnistumisen paikoista. Kirjaston ja alueen asukkaiden näkökulmasta voidaan sanoa, että seutukirjastoratkaisu on ollut onnistunut ja asetettuihin tavoitteisiin on päästy. Sen sijaan valtakunnallisella tasolla seutukirjastomalli ei ole saanut laajemmin seuraajia, joten sitä kautta toiminnan vaikuttavuus on ollut pääsääntöisesti paikallista. Useammalla alueella tehtiin samoihin aikoihin kuin Joensuussa seutukirjastoselvityksiä, mutta ratkaisuksi tuli joko paikallisen kirjastoyhteistyön laajentaminen ilman hallinnollista yhteistyötä tai monikuntaliitos.

Avainsanat: Vaara-kirjastot, seutukirjasto, seutuyhteistyö, Joensuu, Rebekka Pilppula, työkierto, kirjastoauto, henkilökunta, aineisto