Kirjastopalveluiden vaikuttavuutta tutkitaan tilastollisilla työkaluilla
Kirjastoala on palvelutuotannon tehokkuuden ja vaikuttavuuden arvioinnin suhteen rinnastettavissa muihin toimialoihin ja etenkin muihin kulttuuripalveluihin. Tiedolla johtaminen on tärkeä tavoite kirjastoalan johtamisen, kehittämisen ja arvioinnin perustaksi. Tähän asti toiminnan seuraamisen pääasiallisia välineitä ovat olleet lähinnä tilastot ja asiakaskyselyt, joten päätöksentekoa tukeva tietämyksenhallinta sekä tiedolla johtaminen vaativat alalla vielä kehitysaskelia. Tiedolla johtamisen välineitä on aiheellista laventaa ja kohdentaa huomiota vakiintuneen toiminnan seurannasta kohti toimintaympäristön muutosten järjestelmällisempää analyysiä, palveluiden kilpailukyvyn arviointia digitaalisessa informaatioympäristössä sekä ylipäänsä tulevaisuuden ennakointiin.
Kirjastopalveluiden vaikuttavuuden arvioinnin kriteereitä ja menetelmiä on määritetty opetus- ja kulttuuriministeriön (OKM) Yleisten kirjastojen laatusuosituksessa (Opetus- ja kulttuuriministeriön julkaisuja 2010:2) sekä ISO 16439:2014 -standardissa (Information and documentation – Methods and procedures for assessing the impact of libraries).
Yleisten kirjastojen laadullista vaikuttavuutta on tutkittu jonkin verran, lähinnä asiakaskyselyihin ja -haastatteluihin perustuen. Tuoreimpina näistä voi mainita Turun kaupunginkirjaston ”Käytsä täällä usein” – Käyttäjätutkimus Turun pääkirjaston käytöstä 2012, Yllättävän hyvä kirjasto! – Ehdotus Hämeenlinnan, Kouvolan ja Lahden kirjastojen laatukäsikirjaksi 2014 sekä Sami Serolan ja Pertti Vakkarin tutkimus Yleinen kirjasto kuntalaisten toimissa; Tutkimus kirjastojen hyödyistä kuntalaisten arkielämässä, 2011.
Kirjastot.fi-verkkopalvelukokonaisuus vastaa kirjastotoiminnan vaikuttavuuteen liittyvistä palveluista: yleisten kirjastojen toimintatilastot ja niiden visualisointi, yleisten kirjastojen hankerekisteri ja sen visualisointi sekä yleisten kirjastojen raportointipalvelu.
Kirjastot.fi:n palvelut rahoittaa opetus- ja kulttuuriministeriö ja tuottaa Yleisten kirjastojen keskuskirjasto.
Toimintatilastoja kaikista kirjastoista
Kirjastotoiminnan tilastollisiin tunnuslukuihin perustuvalla arvioinnilla on pitkä vuosikymmeniä sitten alkanut perinne. Kirjastotoiminnan laajentuessa tilastoitavia asioita on tullut lisää, mutta perustilastot ovat pysyneet samoina: kirjastojen kokoelmat, hankinnat, lainaus, kävijät ja talous muodostavat arvioinnin ja analysoinnin ytimen. Uusimpia tilastoitavia asioita ovat e-aineistokokoelmat ja niiden käyttö sekä kirjastoissa järjestettävien tapahtumien, koulutustilaisuuksien ja näyttelyjen määrät ja niiden osallistujat.
Aiemmin tilastot kerättiin lomakkeilla kirjastoilta. Vuodesta 1999 lähtien lomakekeruun on korvannut tilastotietokanta Suomen yleisten kirjastojen tilastot, jonne jokainen kunnan- tai kaupunginkirjasto on velvoitettu täyttämään vaadittavat tilastotiedot. Aluehallintovirastojen kirjastotoimentarkastajat tarkastavat kirjastojen täyttämät tilastotiedot, ja OKM julkistaa keväisin edellisvuotta koskevat viralliset kirjastotilastot.
Tilastotietokannan käyttöliittymä on kolmikielinen: suomi, ruotsi ja englanti. Tilastotietokannan osoite on tilastot.kirjastot.fi.
Luotettavat tilastolliset yhteenvedot ja vertailut edellyttävät, että kirjastoilta vuosittain kerättävät tilastotiedot kuvaavat mitattavaa asiaa eli tunnuslukuja yhdenmukaisin perustein. Kirjastotoimintaa kuvaavia tunnuslukuja tilastotietokannassa on jo lähes sata, ja niitä voi tarkastella perustilastojen tai tilastohaun kautta.
Perustilastoissa tarkasteltavaksi alueeksi voi valita erilaisia alueita kuten kunnan, maakunnan tai koko maan. Tunnuslukujen arvot näytetään ryhmiteltyinä taulukoihin. Tilastohaun puolella kuntia ja alueita voi tarkastella ja vertailla valitsemiensa tunnuslukujen pohjalta. Tilastohaussa on mahdollista laatia myös aikasarjoja.
Tunnuslukujen avulla voidaan luoda uusia tunnuslukuja suhteuttamalla niitä toisiinsa tai vaikkapa tuhatta asukasta kohden. Tunnuslukuja voidaan myös laskea yhteen, vähentää ja jakaa. Tällä menetelmällä on muodostettu taloudellisuus-mittari. Parhaillaan on kehitteillä kirjaston vaikuttavuuteen ja tehokkuuteen liittyviä mittareita, jotka pohjautuvat tulos–panos-ajatteluun. Asiakkaiden lainat ja käynnit kirjastossa ovat selkeitä tuloksia, ja niitä peilataan kirjaston panostuksiin kuten kokoelmiin, hankintoihin, aukioloaikoihin ja budjettiin. Näiden uusien mittareiden toivotaan valmistuttuaan tuovan uusia näkökulmia kirjastotoiminnan kehittämiseen, markkinointiin ja tiedottamiseen.
Tilastot kaikkien saatavilla
Valtion ja kuntien tietohallintoa koskevat JHS-järjestelmän mukaiset suositukset edellyttävät, että julkishallinnon tuottama tieto on avointa ja että sitä voidaan käyttää vapaasti ja yhdistellä ja linkittää muuhun tietoon. Tilastotietokanta on alusta saakka noudattanut näitä suosituksia. Sen käyttö ei vaadi kirjautumista, ja koko tietosisältö on kenen tahansa saatavilla Excel- tai XML-tiedostoina.
Tilastotietokannan verkkokäyttö on vilkkaimmillaan silloin, kun uudet vuositilastot julkaistaan. Kirjastojen lisäksi käyttäjiä ovat muun muassa tiedotusvälineiden edustajat, kuntien päättäjät ja kirjaston asiakkaat.
Tilastotietokannan käyttäjien tarpeet ovat moninaiset. Usein tilastotietokannan valmiit taulukot ja aikasarjat eivät riitä, vaan käyttäjä tarvitsee muokkausta varten ”raakadatan” omalle työasemalleen. Siitä ei ole tietoa, onko jokin kirjaston ulkopuolinen taho ladannut tilastotietokannan koko tietosisällön ja muokannut siitä uusia käyttötapoja ja tulkintoja. Jos näin on, niin silloin tilastodatan avoin käyttö on edesauttanut uuden innovaation luomista.
Korkeakoulukirjastot ja ammattikorkeakoulukirjastot ovat tallentaneet toimintatilastonsa Kansalliskirjaston ylläpitämään Yhteistilastoon vuodesta 2002 lähtien. Yhteistilaston uusi versio (KITT2) on Kansalliskirjaston kehittämä avoimen koodin sovellus, joka sopii myös yleisille kirjastoille.
Yleiset kirjastot räätälöivät oman versionsa KITT 2:sta unohtamatta kuitenkaan tiivistä koordinointiyhteistyötä Yhteistilaston kanssa. Yleisten kirjastojen KITT 2:lle tulee oma Kirjastot.fi-ilmettä noudattava käyttöliittymä ja siihen integroidaan visualisointitoimintoja. Myös ylläpitoliittymä muokataan yleisten kirjastojen tarpeisiin sopivaksi. Tavoitteena on, että yleisten kirjastojen vuoden 2015 toimintatilastot tallennetaan uuteen tietokantaan vuoden 2016 alussa.
Kirjastotilastojen visualisointi
Kirjaston tilastotietokannassa olevan tiedon visualisointi valmistui alkuvuodesta 2015, jolloin koko tietosisältö 15 vuoden ajalta sai oman kolmikielisen visuaalisen käyttöliittymän. Visualisointisovellus on, kuten tilastotietokantakin, kaikille avoin eikä vaadi kirjautumista. Visualisoinnin tarkoitus on ennen kaikkea havainnollistaa tilastotunnuslukuja, jolloin tarvitaan vähemmän selittävää tekstiä.
Kirjastotilastojen visualisointia voi käyttää osoitteessa visualisointi.kirjastot.fi/tilastot.
Visualisointi toteutettiin, jotta kirjastot voivat oman toiminnan kehittämisen lisäksi havainnollisemmin kertoa toiminnastaan kunnan päättäjille, tiedotusvälineille ja asiakkailleen. Tilastotietojen visualisoinnissa lähestymistapoja on kaksi: aluevertailut ja alueen sisäinen vertailu. Aluevertailut ovat karttapohjaisia ja mahdollistavat kirjastojen vertailun keskenään yhden tilastoitavan tunnusluvun suhteen, esimerkkeinä vaikkapa fyysiset käynnit tuhatta asukasta kohden tai kokonaishankinta. Tilastovertailuja voi tehdä myös maakunnittain, ja aina voi peilata tilastoja koko maan vastaavaan lukuun.
Tarkasteluun otettavat kunnat tai maakunnat käyttäjä voi valita suoraan kartasta tai aluelistauksesta. Kuntia voi valita useita, mutta tulosten graafisen esittämisen kannalta kannattaa välttää liian monen kirjaston samanaikaista tarkastelua.
Valitun tilastotunnusluvun arvot näkyvät kartalla, graafisena viivakuviona sekä maakunnittain eriteltynä pylväskaavioina. Erillisellä liukusäätimellä voi vaihtaa tarkasteltavan vuoden.
Vertailussa on huomioitava, että tilastotunnusluvut ovat hyvinkin erisuuruisia isojen ja pienten kirjastojen välillä ja ero kasvaa, jos koko maa on tarkastelussa mukana. Epäsuhtaa helpottaa se, että graafisessa viivakuviossa saadun tuloksen voi indeksoida valitsemalla lähtövuodeksi esimerkiksi 1999=100, jolloin viivakuvio kertoo trendin tarkasteltavan asian suhteen kirjastoittain.
Alueen sisäisessä vertailussa tarkasteluun voi valita kerrallaan yhden kunnan, maakunnan tai koko Suomen. Valittuaan alueen käyttäjä poimii kirjastojen toimintaa kuvaavien lähes sadan tilastotunnuslukujen joukosta ne, jotka hän haluaa tarkasteluun mukaan. Muuttujia voi olla useita, mutta tulosten esittäminen ja tulkinta havainnollistuu paremmin, jos tarkasteltavia tilastotunnuslukuja on alle kymmenen. Saadut tulokset käyttäjä voi, samoin kuin karttapohjaisessa käyttöliittymässä, indeksoida, jolloin vertailtavuus on helpompaa. Käyttäjä voi lisäksi tehdä olemassa olevista tilastotunnusluvuista uusia muuttujia (mittareita).
Visualisointisovellus on alusta alkaen ollut menestys, ja sen kehittämistä tullaan jatkamaan. Mahdollisuuksia on paljon. Tilastoja voisi esimerkiksi käsitellä ja jalostaa kehittyneemmillä tilastomatematiikan välineillä, jolloin tarkasteluun saataisiin esimerkiksi asioiden välisiä riippuvuuksia ja yhteyksiä, korrelaatioita.
Yleisten kirjastojen hankerekisteri
Opetus- ja kulttuuriministeriö ja aluehallintovirastot ovat jo useamman vuoden ajan myöntäneet rahoitusta valtakunnallisiin ja alueellisiin kehittämishankkeisiin. Rahoituksen mahdollistaa kirjastojen osuus vuosittaisista veikkausvoittovaroista. Avustushakemuksia varten kehitettiin vuodesta 2012 alkaen toiminut Hankerekisteri, jonne kirjastojen pitää vuosittain lokakuun loppuun mennessä tehdä mahdolliset rahahakemuksensa. Hanke pitää perustella, ja sille pitää laatia budjetti. Rahoitusanomusta ei voi lähettää ennen kuin kirjasto julkaisee hankeanomuksensa Hankerekisterissä, jonka verkkosivut ovat kaikille avoimet.
Hankerekisterissä on hankkeita jo lähes 1300, ja niiden sisällöt ovat monipuolisesti tutkittavissa hakutoiminnolla. Haettavuutta ja analysointia helpottamaan Hankerekisterille on tehty oma visualisointisovellus, jossa hankkeita voi ”pallosovelluksen” avulla lajitella erilaisiin teema-, alue- tai vuosiryhmiin. Pallojen koko määräytyy sen mukaan, kuinka paljon hankkeelle on myönnetty rahoitusta.
Vaikuttavuuden kannalta Hankerekisteri kertoo, mihin teemoihin kirjastojen hankkeet pitkällä aikavälillä tai kunakin vuonna painottuvat ja mihin kirjastoihin ne keskittyvät. Samalla se antaa vinkkejä siitä, mitä asiakkaat toivovat kirjastoilta ja mihin suuntaan palveluja on kehitettävä.
Hankerekisterin osoite on hankkeet.kirjastot.fi.
Hankerekisterin visualisoinnin osoite on visualisointi.kirjastot.fi/hankkeet.
Palveluympäristön raportointipalvelu kirjastotoimelle
Kirjastot.fi-palvelukokonaisuuteen avataan vuoden 2015 lopulla Palveluympäristön raportointipalvelu kirjastotoimelle. Raportointipalvelu yhdistää lainausdataa maantieteellis-sosioekonomiseen dataan ja tekee niiden pohjalta kirjastopalveluiden paikallisen ja alueellisen vaikuttavuuden perusanalyysin.
Raportointipalvelu perustuu tutkija Jaani Lahtisen monivuotiseen ja kirjastoalalla uraa uurtavaan tutkimustyöhön Helmet- ja Vaski-kirjastojen lainausdatalla. Tutkimusmenetelmää sekä tutkimustyön tuloksia esitellään tarkemmin tässä julkaisussa Jaani Lahtisen, Jouni Juntumaan ja Kalle Varilan artikkeleissa.
Jaani Lahtisen tutkimustyö herätti yleisten kirjastojen johtajien keskuudessa siinä määrin kiinnostusta, että Kirjastot.fi päätti toteuttaa Jaanin kanssa opetus- ja kulttuuriministeriön tuella kaikille yleisille kirjastoille tarjottavan perustason analytiikkatyökalun verkkopalveluna.
Raportointipalvelu tuo kirjastoalalle useilla muilla toimialoilla käytössä olevan business intelligence -mallin, jossa yhdistetään eri datalähteitä analytiikan ja päätöksenteon tarpeisiin. Verkkotilastopalvelut, kuten Google Analytics, kirjastojärjestelmien ja esimerkiksi kokoelmanhallinnan ja -kellutuksen (kirjastoverkon yhteinen kokoelma, jossa aineisto jää palautuskirjastoon) tai logistiikan seurantatyökalut tarjoavat ajantasaista tietoa lainaustoiminnasta tai tietyiltä muilta osa-alueilta. Kirjastoalalla on kuitenkin harvemmin yhdistetty dataa eri lähteistä samaan näkymään (”kojelautaan”). Edellä esitelty yleisten kirjastojen tilastojen visualisointiliittymä mahdollistaa jo toiminnanohjauksen kannalta hyvin olennaisen datan yhdistelyn, mutta ei vielä varsinaisesti tuota tilastotiedon analysointia.
Toimintaympäristön paikallisista eroista huolimatta kirjastopalveluiden tuotanto on perusteiltaan kaikkialla samanlaista. Myös toimintaympäristöissä on yhteneväisiä piirteitä. Näiden piirteiden avulla saadaan kerättyä automaattisesti tietoa asiakkaiden tavoista käyttää kirjastopalveluita. Asiointitottumusten kautta voidaan luoda kuva siitä, miten toimipisteet ovat vuorovaikutuksessa ympäristönsä kanssa ja mitä aluetta kunkin toimipisteen tulisi ensisijaisesti palvella. Lainausdatan mallintaminen alueelliseksi antaa paikallista tietoa väestön rakenteesta, väestöryhmien tavoittamisesta sekä kokoelman vastaavuudesta kysyntään.
Raportointipalvelun arkkitehtuuri koostuu kolmesta osasta:
- kirjastojärjestelmien tuottaman lainausdatan otosta
- datan anonymisoinnista
- anonymisoidun datan analyysistä ja näyttämisestä graafisessa käyttöliittymässä.
Kirjastojärjestelmistä saatavaan lainausdataan yhdistetään Tilastokeskuksen Ruututietokannan tilastoaineistoa. Ruututietokannassa olevat tiedot alueen asukasrakenteesta, koulutuksesta, asumisesta, tuloista ja työpaikoista on koottu kokonaisuudeksi, joka on saatavissa koko Suomen alueelta esimerkiksi 250 m x 250 m -karttaruuduittain.
Raportointipalvelun tietomallin rakentaminen aloitettiin vuonna 2014. Sitä muokattiin tutkimustyön ja paikallisen pilottihankkeen kokemusten perusteella. Sen jälkeen määritettiin raportointipohjat eri kirjastojärjestelmiin ja testattiin rajapintoja. Tämä vaihe kesti paljon arvioitua kauemmin. Raportointipalvelun siirto tuotantoon on sidoksissa siihen, millä aikataululla lainausdataa saadaan eri kirjastojärjestelmistä. Avainasemassa tässä ovat järjestelmätoimittajien yhteistyövalmiudet. Avoimen koodin Koha-kirjastojärjestelmä, jonka monipuoliset rajapintatyökalut ovat kirjaston hallinnassa, on osoittautunut tässäkin joustavimmaksi ratkaisuksi.
Tuotantovaiheessa kirjastojärjestelmistä otetaan neljä kertaa vuodessa nidekohtaiset lainaustiedot sekä koko kokoelman tiedot sijainti- ja luokitustietoineen. Nidekohtaiset lainaustiedot kattavat otantahetkellä ulkona olevat lainat ja niteitä lainanneiden osoite- ja muut tiedot (nimi, osoite, ikä, sukupuoli ja yksilötunnus eli id). Lainausdata kootaan kirjastojärjestelmistä suojattua tiedonsiirtoväylää pitkin Helsingin kaupunginkirjaston hallitsemaan palvelinympäristöön (”viranomaispalvelin”), joko lähettämällä data manuaalisesti valmiita raportointipohjia hyödyntäen tai rajapintojen välityksellä.
Nidekohtaisen lainaustietojen vastaanoton jälkeen data anonymisoidaan. Toisin sanoin datasta ei voi tunnistaa henkilöitä. Lisäksi data validoidaan, eli sen rakenne tarkastetaan. Jäljelle jäävät sukupuoli, syntymävuosi, karttaruututason sijaintitiedot sekä lainatun niteen kuvailutiedot. Alkuperäinen data hävitetään. Tämän jälkeen anonymisoituun dataan yhdistetään Ruututietokannan tilastoaineistoa (ruututunnus ja ruudun koordinaatit) ja tallennetaan se Kirjastot.fi:n palvelinympäristöön. Dataa täydennetään myös asiointivirroista johdetuilla vaikutusaluetiedoilla. Valmis tietokantarakenne haetaan datavarannosta raportointipalvelun käyttöliittymään näytettäväksi.
Keskitetty lainausdatan kokoaminen ja anonymisointi mahdollistavat lainausdatan kumuloituvan varastoinnin kansallisesti yhteen varantoon. Yhteinen varanto helpottaa muun muassa trendianalyysien ja kansallisen vertailun tekoa. Näin vältetään myös kirjastojärjestelmäkohtaisten anonymisointisovellusten ja -prosessien rakentaminen.
Kirjastot.fi ja Yleisten kirjastojen keskuskirjasto tekevät kirjastojen kanssa sopimuksen siitä, että lainausdataa voidaan luovuttaa kirjastojärjestelmistä tutkimustarkoitukseen eli raportointipalveluun.
Raportointipalvelun sivutuotteena syntyy potentiaalinen mahdollisuus avata kirjastojen yhteinen lainausdata avoimena datana. Jos avaamiseen päädytään, anonymisoitua dataa ei kuitenkaan todennäköisesti voida avata sellaisenaan, vaan pelkästään tietyiltä osilta.
Kukin kirjasto pääsee raportointipalvelun käyttöliittymässä vain omaan ja alueensa yhteiseen näkymään. Käyttöliittymässä näytetään ensi vaiheessa perustiedot (ks. taulukko 5):
- toimipisteen ensisijainen vaikutusalue perustuen todelliseen asiointiin
- toimipisteen ensisijaisen vaikutusalueen sosiodemografinen rakenne
- toimipisteen lainaajien sosiodemografinen rakenne
- toimipisteen markkinaosuudet väestöryhmittäin
- toimipisteen tarjonnan ja kysynnän kohtaaminen.
Ruututietokannan tietoja, kuten asukkaiden koulutus-, ammatti- ja varallisuustietoja, voidaan myöhemmin lisätä raportteihin. Käyttöliittymässä testataan myös valmiita ”suorituskyvyn” mittareita. Aluksi mittareiden muodossa näytetään markkinaosuus, paikallinen vahvuus sekä kokoelman kierto. Raportointipalvelu on ensi askel siihen suuntaan, että myös kirjastopalveluiden tuotantoa ja palveluiden vaikuttavuutta voidaan arvioida ajantasaisin, useita datalähteitä yhdistävin analytiikkavälinein.
Lisää aiheesta
- Kirjaston vaikuttavuuden ulottuvuuksia lainausdatan ja kyselytutkimusten valossa – HelMet-kirjastot
- Käyttäjätilastojen monipuolinen tarkastelu kohentaa kirjastojen vaikuttavuutta – Vaski-kirjastot
- Tutkija ja kirjastodatan analyysin kehittäjä Jaani Lahtinen kertoo, miten lainaustietoa voi hyödyntää kirjastoverkoston johtamisessa.
